抜け漏れのない面接案内情報を応募者に送る

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最小限のコミュニケーションで、面接日時の調整だけでなく、面接会場や注意事項のお知らせなどまで完結させましょう。

適切な面接を行い内定・入社を経て、早期に戦力として活躍してもらう。
新しい人材の受け入れ、キャリア採用を成功させる一連の工程には、採用のプロである人事だけではなく、社内の関連部署などの多くの人々の関わりが必要となります。そこで重要になってくるのが、採用工程に関わる全ての社員が共通認識を持ち、協力体制を敷くことです。例えば、たった一人の面接官の準備不足やマナー違反が原因で、採用チャンスを逃してしまう…。出社初日にも関わらず配属先メンバーに情報が行き渡っておらず受け入れ体制に不備があった…。しばしば起こるこうした問題も、事前のちょっとしたコミュニケーションやツール活用によって解消出来るケースが少なくありません。

応募者に送る面接案内書

書類選考を通過し、いよいよ面接となった際、皆様はどのような方法・形式で応募者に面接の案内をされているでしょうか。
ほとんどの応募者は企業に在籍しながらの転職活動。平日の日中は電話連絡が難しく、また社内メールは使えないため応募者のメールチェックは帰宅後の夜となるのが通例です。

そこでご活用頂きたいのが下記『面接案内のテンプレート』です。
この書類を活用すれば、面接日時の調整が1回のコミュニケーションで行えるだけでなく、応募者が来社する際の面接会場や注意事項等がお知らせ出来ます。「面接に行ったがビルの入口が閉まっていた」「面接会場が分かり難かった」「面接担当者と内線が繋がるまでに時間がかかった」など、初めて訪れる会社でトラブルに遭遇し不安を抱く応募者、企業側の対応に疑問を抱く応募者も少なくありません。また、一度自社用に文章訂正すれば面接案内の全てに応用出来ますので、早速ご活用いただければと思います。

活用方法としては、自宅のメール環境が整っている応募者に対してはメールで、そうでない応募者に対しては郵送で。またメール、郵送のいずれの場合でも、文書を送信するだけでなく「送った」旨の電話連絡を入れるとより良いでしょう。

●面接案内のテンプレート
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○○様

株式会社エージェントシステム 人事担当の○○です。
この度は弊社にご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
書類選考の結果、ぜひ面接にお越し頂きたいと思っております。
下記日程よりご都合の良い日時をご連絡ください。
ご連絡お待ちしております。

【面接日時】
・7/31(土)10時、14時、19時
・8/1(日)10時、14時、19時
上記でご都合良い日時をメールまたはお電話にてご連絡下さい。
※ご都合の良い日時が複数あれば全てお知らせ下さい。
e-mail/xxx@xxxx.co.jp
tel/03-0000-0000

【面接場所】
株式会社エージェントシステム本社
東京都千代田区霞が関3-2-5 霞ヶ関ビル10F
交通/地下鉄銀座線「虎ノ門駅」11番出口、霞が関コモンゲート直結
   徒歩1分。
   地下鉄日比谷線・千代田線・丸の内線「霞ヶ関駅」A13出口より、
   財務省を右手に進んで奥。徒歩5分
地図/http://r-agent.yahoo.co.jp/map/
※1階入口は18時で閉まってしまう為、18時以降のお越しになる場合は
1階正面玄関右手の「時間外出入口」よりお入り下さい。

【訪ね先】
受付の内線電話より「内線0000」を押し「人事○○」宛てにご連絡ください。
※当日の緊急連絡先/03-0000-0000

【所要時間】 面接1時間、筆記試験2時間(SPI)
      ※全体の所要時間は約3時間
※当日は、営業本部長○○と人事○○がお会いする予定となっています。

【持ち物】 筆記具、履歴書、職務経歴書

以上

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