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事務職の採用・定着成功の秘訣はズバリ、人物タイプのマッチング

求職者が「どんな人とどんな風に働くのか」をイメージできることが、採用成功につながります。

チームの柱にもなりうる事務アシスタントの存在

一般事務や営業事務、庶務業務を行ういわゆる事務系アシスタント職。多くの企業と同じく弊社におきましても組織を一体化させる存在として、事務系アシスタント職は非常に大きな役割を担っています。

例えばクライアントとのやり取り。単に営業への取次ぎではなく、業務の進行具合や事情を把握して状況に応じた臨機応変な対応をし、営業が急遽体調不良で休んでも、クライアントにご迷惑をかけないアシスタント機能を発揮など・・・。

また、部署のマネージャーとメンバーを結ぶ役割も。時には「チーム会であんな言い方をしてはメンバーはついていきませんよ」と上司に厳しい指摘をしたり、マネージャーに喝を入れられたメンバーを慰めマネージャーの本音を伝えたり。他部門の庶務仲間が密にコミュニケーションをとり、全社の業務の流れをスムーズにする潤滑油として活躍します。

メンバーからは頼りにされ、マネージャーも庶務には頭が上がらないという、いわばチームの柱のような存在。企業が事務系アシスタントを派遣から直接雇用に切り替える動きが活発化していますが、こうした存在への期待と役割が明確である弊社は、直接雇用への流れが生まれる理由がとてもよく理解できます。

事務職の求職者が知りたいのは、職場環境やそこで働く人たちのこと

さて、そこで大切になってくるのが、業務環境や社風に合う人物タイプを採用する事です。

企業ごとの仕事内容の差別化がしにくい事務系アシスタントは、どうしても知名度や人気のオフィスエリア、人気業種に応募が集まりやすく、応募者数を集められる企業とそうでない企業の間に“格差”が生まれてしまいます。

あるメーカー大手。東証一部上場の優良企業にも関わらず、コンシューマ製品でないため一般的認知度が低く事務系アシスタント採用に苦戦していました。そこで弊社の採用支援サービスでは「より具体的な仕事の内容」「所属部署のメンバー構成」「ミーティングの回数やその雰囲気」「社員たちの服装の傾向」「オフィスの分煙状況」などなどの詳細情報を取材して登録者に伝える事で、その企業への応募者を増やす事ができました。

会社の雰囲気に馴染めるか、得意な仕事のボリュームが多いか…。マッチングに繋がる企業のウリを上手く引き出し、求職者に伝える使命を持つ弊社のような採用支援サービスをご活用いただくメリットはこんな所にもあります。「どんな人とどんな風に働くのか」を伝えることで風土に合う人と出会い、採用後の定着もスムーズになります。

求職者が、自分が働くイメージができることが採用成功につながる

あるIT機器の販売代理店のこと。急な欠員が出て、すぐにでも出社できる営業アシスタントが必要になりました。電話を頂いた弊社営業担当は月曜日に取材に伺い、水曜日には複数人材の面接セッティングを約束しました。なんとその結果、翌々日の金曜日には面接した方との合意が得られ、翌週月曜日から出社する運びとなったのです。

状況が状況だったため、弊社営業担当が、１度の打合せで募集ヒアリングを徹底的に行い、帰社後合致する登録者を複数名選抜しました。さらに企業が面接の際に「急募の背景」や「業務内容」を詳しく説明されたことが、応募者にとってリアルな職場をイメージできる事に繋がったと感じます。求人ニーズ発生から1週間での出社。このスピード採用はそうそうありませんが“人物タイプのマッチング”を軸にすれば双方が幸せになれる出会いが実現するという、とても良い事例となりました。

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